TATA CARA PELAKSANAAN DIKLAT
I.
Pendahuluan
Kegiatan manajemen dalam sebuah
organisasi tidak terlepas dari adanya konsep pendidikan dan latihan (diklat).
Konsep pendidikan dan pelatihan diartikan sebagai konsep pembinaan sumber daya
manusia untuk meningkatkan, mengembangkan, dan membentuk kompetensi pegawai
melalui upaya pendidikan dan pelatihan baik berupa diklat berjenjang, diklat
kursus, diklat fungsional, dan lain-lain yang banyak diterapkan oleh suatu
organisasi dalam rangka meningkatkan kemampuan kerja karyawan dalam mengadapi
aktivitasnya, yang diupayakan dapat meningkatkan pelayanan masyarakatnya.
Pendidikan dan pelatihan adalah
suatu proses dari fungsi manajemen yang perlu dilakukan terus menerus dalam
suatu organisasi agar karyawan yang mengikuti diklat mampu mengembangkan karir dan
aktivitas kerjanya secara spesifik sebagai suatu proses serangkaian tindak
lanjut yang dilaksanakan secara berksesinambungan, bertahap, dan terpadu.
Dalam penyelenggaraan pendidikan
dan pelatihan sebagai suatu sistem ada beberapa tahap yang harus dilaksanakan,
diantaranya: identifikasi kebutuhan, perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi.
Pada makalah ini akan dibahas tentang tahap pelaksanaan dikat, yaitu bagaimana
proses pelaksanaan pendidikan dan pelatihan berlangsung, apa saja kegiatan yang
dilakukan dalam pelaksanaan diklat, dan lain-lain.
Keberhasilan pencapaian kompetensi
pendidikan dan latihan bergantung pada beberapa aspek, salah satunya adalah
pada aspek pelaksanaan. Yaitu pemberian materi pembelajaran yang baik sesuai
dengan kurikulumnya serta bertujuan mengembangkan potensi yang dimiliki peserta
diklat. Karena tahap pelaksanaan adalah tahap yang penting untuk dikelola
dengan baik supaya tujuan dari diklat dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Oleh karena itu dalam makalah ini akan dibahas secara detail tentang bagaimana
proses pelaksanaan diklat serta apa saja kegiatan-kegiatan yang ada dalam tahap
pelaksanaan pendidikan dan latihan.
II.
Rumusan
Masalah
A. Bagaimana
proses registrasi peserta diklat?
B. Bagaimana
proses kegiatan pembukaan diklat?
C. Bagaimana
proses kegiatan inti diklat?
D. Bagaimana
pengelolaan sumber daya diklat yang efektif dan efisien?
III.
Pembahasan
A. Registrasi
peserta diklat
Tahap pelaksanaan dalam diklat
betujuan mendayagunakan dan mengorganisir komponen-komponen pelatihan,
meliputi: peserta, fasilitator, narasumber, metode, media, sarana, lingkungan,
kurikulum, materi, dan evaluasi guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Penyelenggaraan
diklat diawali dari proses registrasi atau pendaftaran. Tahapan-tahapannya
antara lain:
1. Institusi
penyelenggara diklat menetapkan peserta yang akan mengikuti diklat yang
diadakan oleh institusi
2. Peserta
yang telah ditetapkan oleh institusi penyelenggara melakukan pendaftaran
3. Pendaftaran dan
penerimaan peserta pelatihan sesuai kriteria/syarat yang telah ditentukan
4. Pendaftaran
dilakukan secara langsung atau online bila ada
5. Institusi
penyelenggara diklat melakukan verifikasi pendaftaran peserta
6. Peserta
yang telah terdaftar melakukan registrasi ulang dihari pertama pelaksanaan
7. Mengisi
daftar hadir
B. Kegiatan
pembukaan diklat
Kegiatan pembukaan diklat menandai
dimulainya pelaksanaan diklat. Penyelenggara diklat hendaknya menyiapkan diri
untuk beberapa hal, sebagai berikut:
1.
Mengecek pejabat
yang akan membuka dan memberi pengarahan kepada peserta dalam acara pembukaan diklat
2.
Menjadi petugas dalam acara pembukaan (MC, pembaca
doa, pembawa tanda pengenal, dan lain sebagainya yang dianggap perlu)
3.
Menyiapkan laporan pada acara pembukaan mengenai
berapa peserta yang ikut dan unit kerja, kurikulum, lamanya waktu diklat,
kriteria kelulusan, dan lain sebagainya.
4.
Menyiapkan ruangan dan perlengkapan lain yang
diperlukan
5.
Menyiapkan
lingkungan psikologis bagi peserta yang menyenangkan dan sangat mendukung pada
proses pembelajaran.
Kegiatan dalam pembukaan diklat antara lain:
1. Membuka
diklat, diawali dengan protokol yang menyampaikan acara/agenda pembukaan diklat
2. Laporan
rencana penyelenggaraan diklat oleh manajer diklat atau pejabat yang berwenang
3. Penyampaian
sambutan oleh pejabat dari instansi terkait pembina diklat.[1]
4. Pembukaan
secara resmi oleh pejabat
5. Penyematan
tanda pengenal kepada peserta secara simbolik
6. Pembacaan
doa
C. Kegiatan
inti diklat
Kegiatan inti dimulai setelah
pembukaan selesai dilaksanakan. Kegiatan ini berisi rangkaian kegiatan akademis
pembelajaran, diantaranya:
1. Orientasi
Diklat
Kegiatan akademis dimulai setelah
kegiatan pembukaan selesai. Kegiatan ini dimulai dengan penjelasan program
diklat, meliputi: tujuan, struktur program, berbagai aspek edukatif, hak dan
kewajiban peserta serta kegiatan-kegiatan selama diklat berlangsung.
2. Pelaksanaan
Proses Belajar Mengajar (PBM)
Dalam kegiatan pembelajaran,
peserta mendapat materi pelajaran yang telah diprogramkan sesuai dengan
kurikulum dan jadwal diklat. Pelaksanaan proses belajar mengajar ini
dilaksanakan di kelas maupun di luar kelas sesuai dengan metode dan media yang
telah ditetapkan. Dalam proses pembelajaran pemateri juga melayani kebutuhan
peserta melalui pre test, wawancara, diskusi, dan lain sebagainya.
Pelaksanaan pembelajaran pada
setiap materi diklat bersumber pada Rencana
Pelaksanaan Pembelajaran atau bisa juga Silabus Mata Diklat (SMD). Hal
yang terpenting bahwa silabus ini benar-benar dipersiapkan sebelum pelaksanaan
pembelajaran karena berkaitan dengan apa yang akan disajikan. Silabus mata
diklat telah mencakup semua unsur kegiatan pembelajarn yang meliputi: nama
diklat, mata diklat, alokasi waktu, deskripsi singkat, indikator keberhasilan,
materi pokok, submateri pokok, metode, alat bantu dan media, estimasi waktu
yang diperlukan untuk setiap pokok bahasan, serta referensi yang digunakan.
Dengan rincian seperti ini bisa terlihat betapa lengkapnya dan begitu
pentingnya komponen pembelajaran yaitu silabus mata diklat.
Penjelasan skenario pembelajaran
merupakan hal penting yang perlu diperhatikan. Pada kegiatan awal pembelajaran
hal yang perlu disampaikan kepada peserta diklat yaitu: mata diklat, deskripsi
singkat mata diklat, kompetensi dasar, dan indikator keberhasilan. Kemudian
disampaikan materi diklat yang meliputi pokok bahasan dan subpokok bahasan
serta skenario pembelajaran yang akan dilalui. Hal ini dimaksudkan agar peserta
diklat mengetahui arah dan alur pembelajaran yang akan dilalui selama mengikuti
pembelajaran mata diklat yang akan diikuti berdasarkan alokasi waktu yang
disediakan.
Langkah selanjutnya pada kegiatan
pembelajaran adalah presentasi materi diklat oleh pelatih/pemateri. Pemateri
tidak perlu terlalu lama dalam mengambil waktu presentasi, cukup maksimal 25%
dari total waktu pelaksanaan pembelajaran. Berilah kesempatan kepada peserta
untuk menggali dan sharing pengalaman serta potensi yang dimiliki. Pemateri
cukup berperan sebagai fasilitator. Sedangkan 75% dari waktu yang ada adalah
milik para peserta untuk berperan aktif dalam pelaksanaan pembelajaran satu
materi kediklatan.
Seorang pelatih/pemateri harus
menciptakan situasi belajar mengajar yang kondusif, mendiskusikan dan
memecahkan permasalahan proses belajar mengajar maupun kendala peserta, serta
melakukan review pelatihan (sesuai kebutuhan) bersama komponen terkait
tujuannya demi tercapainya tujuan pelaksanaan diklat.
3. Penugasan
Selama pembelajaran, dilaksanakan
pula kegiatan yang menambah wawasan dan perubahan perilaku peserta, seperti:
a. Diskusi
kelompok, yaitu tukar menukar pendapat atau gagasan tentang suatu masalah dalam
rangka mencapai kesepakatan untuk penyusunan atau pengembangan gagasan sehingga
mendapat kesatuan yang bulat
b. Praktik
kerja lapangan, adalah salah satu kegiatan yang bersifat integral pada program
diklat yang menitikberatkan kegiatannya pada kunjungan di lapangan. Tujuan
praktik kerja lapangan adalah:
1) Menambah
dan memperjelas cakrawala pandangan peserta dengan melihat, mengamati,
mendalami, dan menghayati keadaan lapangan;
2) Memberi
kesempatan kepada peserta untuk mengalammi secara langsung tentang aplikasi
teori dalam kenyataan praktik di lapangan;
3) Memberikan
kesempatan kepada peserta untuk mengembangkan ide kreatif dalam upaya
meningkatkan partisipasi masyarakat dalam pembangunan;
4) Mempraktikkan
pelaksanaan kegiatan secara terkoordinasi lintas instansi dalam pemecahan
masalah pembangunan.[2]
4. Penutupan
Penutupan merupakan kegiatan
terakhir dari pendidikan dan pelatihan. Pada tahap penutupan, kegiatan yang
dilakukan adalah prakata oleh
panitia sesuai
protokoler, laporan ketua panitia, kesan-pesan wakil peserta,
sambutan pejabat terkait, kemudian penutupan resmi, penyerahan sertifikat, doa serta
penutup.
D. Pengelolaan
sumber daya yang efektif dan efisien
Keefektifan
pelaksanaan program diklat berorientasi pada hasil (tujuan), dan proses.
Penerapannya pada pelatihan yang efektif dan efisien adalah kemampuan
organisasi dalam melaksanakan program-program yang telah direncanakan secara
sistematis dalam upaya mencapai hasil atau tujuan yang telah ditetapkan.
Sesuai
dengan makna efektivitas, pelatihan yang efektif merupakan pelatihan yang
berorientasi pada proses, dan organisasi tersebut dapat melaksanakan
program-program yang sistematis untuk mencapai tujuan yang dicita-citakan.
Dengan demikian, pelatihan efektif apabila pelatihan tersebut dapat
menghasilkan sumber daya manusia yang meningkat kemampuannya, keterampilan, dan
perubahan sikap yang lebih mandiri. Pengelolaan sumber daya dalam diklat
terdiri dari beberapa aspek, antara lain:
1. Pengelolaan
SDM diklat
Artinya memberdayakan peserta
diklat secara efektif dan efisien dengan upaya pengembangan yang sebaik-baiknya
sehingga timbul rasa bangga dan sejahtera bagi peserta yang terlibat dalam
proses penyelenggara Diklat. Tujuannya untuk meningkatkan kualitas dan profesionalisme dalam
pelaksanaan tugas yang akan berdampak pada peningkatan motivasi, produktivitas
dan selanjutnya peningkatan pendapatan dan kebahagiaan SDM. Fungsi-fungsi
pengelolaan SDM Diklat, antara lain:
a. Perencanaan
SDM
Memperkirakan jumlah peserta diklat, kapasitas dan
kemampuan peserta, perkiraan beban kerja dalam lembaga
b. Pengembangan
SDM
Memperbaiki efektivitas dan efisiensi kerja, meningkatkan
penguasaan keterampilan kerja, peningkatan produktivitas kerja, meningkatkan
pengalaman dan pengetahuan kerja. Melalui proses pembelajaran diklat, pemberian
tugas, rotasi kerja, promosi jabatan baru.
c. Pemeliharaan
SDM
Yaitu pemberian kondisi kerja yang lebih baik, lebih
aman, lebih sejahtera kepada peserta diklat, melalui peningkatan gaji, tunjangan
kesejahteraan, peningkatan kesehatan dan keselamatan kerja, penghargaan
terhadap prestasi kerja.
d. Penilaian
SDM
Adalah suatu upaya yang dilakukan untuk mengetahui
secara menyeluruh menyangkut prestasi kerja, kreativitas, loyalitas pekerja
sehingga dapat dipertimbangkan secara obyektif untuk pengembangan pekerja yang
bersangkutan.
2. Pengelolaan
Sarana prasarana diklat
Sarana pelatihan adalah semua
peralatan dan perlengkapan yang secara langsung digunakan dalam proses
pelaksanaan Diklat. Salah satu fungsi sarana Diklat adalah sebagai sumber
belajar (learning resources). Pengelolaan sarana dan prasarana diklat yaitu
upaya menyelenggarakan, menyusun dan mengatur seluruh sarana dan prasarana
pelatihan melalui serangkaian kegiatan mulai perencanaan, pengadaan, pemerimaan,
dan penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan sarana dan prasarana
pelatihan untuk membantu pelaksanaan proses pelatihan agar tujuan Diklat
tercapai secara efektif dan efisien. Pengelolaan sarana prasarana diklat
meliputi:
a. Perencanaan
Menyusun rencana sarana prasarana yang dibutuhkan
dalam pelatihan, penyusunan anggaran untuk sarpras meliputi biaya pengadaan,
pemeliharaan, inventarisasi.
b. Pengadaan
Proses pengadaan bisa melalui pembelian langsung,
penunjukan langsung, membeli bangunan jadi, menyewa bangunan,
c. Pemakaian
Merupakan pendayagunaan sarana dan prasarana dalam
pelaksanaan pelatihan. Pemakaian dilakukan seefektif mungkin
d. Pemeliharaan
Menjamin barang
dan bahan diklat
siap pakai setiap saat, mempertahankan masa pakai, mencegah kerusakan, mencegah kehilangan
e.
Inventarisasi
Kegiatan
pencatatan sarana dan prasrana pelatihan dalam buku inventaris sesuai dengan
yang telah ditetapkan. Tujuan inventaris
tertulis sebagai kontrol terhadap barang-barang milik organisasi.
3. Pengelolaan
Materi/ bahan ajar
Merupakan
kegiatan yang dilakukan mulai dari penyusunan rencana, penyusunan bahan/materi,
evaluasi, sampai penetapan bahan ajar/materi, agar dapat mengefektifkan dan mengefisiensikan
penyelenggaraan diklat.[3]
Efektivitas pelatihan mempengaruhi
kualitas kinerja sumber daya manusia yang dihasilkan. Oleh karena itu efektif
tidaknya pelatihan dilihat dari dampak pelatihan bagi organisasi dalam mncapai
tujuan yang menjaditarget organisasi.
Menurut
Henry Simamora (1987: 320) efektivitas diklat dapat dilihat dari :
1. Reaksi
perasaan partisipan terhadap program;
2. Belajar-pengetahuan,
keahlian, dan sikap-sikap yang diperoleh sebagai hasil dari pelatihan;
3. Perilaku
perubahan yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat dari pekerjaan;
4. Hasil
pelatihan pada keseluruhan, yaitu efektivitas organisasi atau pencapaian pada
tujuan organisasional.[4]
Menurut Tamim dan Hermansjah (2002), efektivitas
diklat terlihat antara lain dari:
1. Terlaksananya
seluruh program diklat sesuai dengan jadwal waktu yang telah ditetapkan
2. Rapinya
penyelenggaraan seluruh kegiatan diklat berkat disiplin kerja, dedikasi dan
kemampuan para penyelenggara
3. Efisiensi
dalam penggunaan sarana dan prasarana yang tersedia
IV.
Kesimpulan
Pembahasan
di atas dapat disimpulkan bahwa keberhasilan pencapaian kompetensi kediklatan
pada mata diklat tertentu sangat bergantung kepada beberapa aspek. Salah satu
aspek yang sangat mempengaruhi adalah proses pelaksanaan pembelajaran. Dalam
penyelenggaraan diklat, tahap/proses pelaksanaan adalah bagaian yang paling
penting karena menyangkut efektif atau tidaknya ketercapaian tujuan diklat.
Tujuan akhir diklat adalah untuk menambah skill atau kemampuan peserta diklat
artinya ada dampak yang diterima dari pelatihan diklat tersebut.
Penyelenggaraan diklat diawali dengan proses registrasi
atau pendaftaran peserta, dengan prosedur-prosedur pendaftaran yang telah
ditetapkan oleh institusi penyelenggara diklat. Pada proses pelaksanaan diklat
ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan, diantaranya: registrasi serta penataan
peserta, kegiatan pembukaan, kegiatan inti, yaitu proses pembelajarannya,
proses penutupan, serta efektivitas dan efisiensi pengelolaan diklat.
Pelatihan dikatakan efektif apabila terlaksananya seluruh
program-program dalam diklat sesuai dengan tujuan yang dicita-citakan. Maka
pelatihan yang efektif adalah pelatihan yang apabila dari pelatihan tersebut
dapat menghasilkan sumber daya manusia yang meningkat kemampuannya,
keterampilan, dan perubahan sikap yang lebih mandiri.
V.
Penutup
Demikian
makalah ini kami buat. Semoga hadirnya makalah ini dapat menambah wawasan,
pengetahuan bagi kami khususnya maupun pembaca. Masih banyak kekurangan dari
makalah ini, untuk itu kritik dan saran sangat kami perlukan. Sekian dari kami
mohon maaf apabila ada kesalahan, atas
perhatian pembaca kami ucapkan terimakasih.
DAFTAR
PUSTAKA
Hasan Basri, Rusdiana. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan. Bandung.
Pustaka Setia: 2015.
http://www.academia.edu/8754644/Modul_manajemen_diklat
[1] Hasan Basri, Rusdiana. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan, (Bandung. Pustaka Setia: 2015),
hlm. 86
[2] Hasan Basri, Rusdiana. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan, hlm. 87
[3] http://www.academia.edu/8754644/Modul_manajemen_diklat
[4] Hasan Basri, Rusdiana. Manajemen Pendidikan dan Pelatihan, hlm.
114
Terima kasih ,materinya sangat bagus membantu dalam kegiatan perkuliahan
BalasHapus